はたらく会議 | 自分らしい転職をしよう

自分らしい転職をしよう

元外資コンサル流タスク管理のコツ

タスク管理が苦手な人は仕事が遅い。

タスク管理ができてないと、

  • やり直しが多くなったり
  • 追加作業が増えたり
  • 納期遅延が起きたり

と、結果的に仕事が遅くなってしまいます。

仕事ができないって人は、
うんうんと頷くのかもしれませんが、
正直なところ私には当てはまりません。

タスク管理については、
たくさんの人がいろいろなノウハウを公開してます。

そう、
タスク管理は人により、
フィットするものが違います。

だから、
もし読んでピンときたら取り入れてみてください!

タスクの本質

タスク管理をスムーズにするには、
次の2つの本質を理解することが大切です。

  • タスクの構造
  • タスクの連続性


それぞれを知ることで、タスクって実はこういうことなのか!
というのがわかると思います。

タスクの構造

考えたことがないかもしれませんが、
タスクには構造があります。

私は物事を構造的に捉えています。
ただ、ぼんやりと物事を捉えるのではなく、
構造として物事を整理分類して、捉えています。

で、
タスクを構造的に捉えると、

  • INPUT
  • ACTION
  • OUTPUT

に分類できます。

f:id:hataraku-kaigi:20190528070710p:plain
タスクの構造

なにか仕事を振られたときは、

  • その仕事のINPUTはなにか?
  • 最終的に作るOUTPUTはなにか?
  • OUTPUTするためのACTIONはなにか?

と仕事を3つの軸で分解して捉えることが大事。

これがタスクを構造的に捉えると言うことです。

タスクの連続性

タスクには連続性があります。
言い換えると、やる順番があるということです。

なので、仕事を頼まれて、いざやるぞというときに、
どの順番で進めていくか?を決めていないと、
結局はタスクのヌケモレややり直しが発生します。

順番通りにやらないと、無駄なく仕事を進めることはできません。

では、
どうやってその順番を決めるか?というと、
先程のタスクの構造で出てきた、

  • INPUT
  • OUTPUT

を頼りに順番を整理します。

f:id:hataraku-kaigi:20190528071417p:plain
タスクの連続性

タスクにはOUTPUTがあり、
そのOUTPUTは次の作業のINPUTになっています。

たとえば、
「見積もりを取る」というタスクがあったとします。

  • INPUTは、見積もり依頼書
  • OUTPUTは、見積もり書
  • ACTIONは、見積もり依頼

そしたら、
まずはINPUTの見積もり依頼書を用意する必要があります。
言い換えると、OUTPUTが見積もり依頼書になるタスクを考える必要があります。
構造的に書くと次のような感じです。

  • INPUT = ???
  • ACTION = 見積もり依頼書作成
  • OUTPUT = 見積もり依頼書

ここではOUTPUTはわかっているので、
必要なINPUTを決めます。

たとえば、

  • 見積もり前提
  • PJTの背景目的
  • スケジュール
  • 要件定義書

などがINPUTとして出てくると思います。

INPUTがわかった段階で、それらが手元にあるか確認します。
なければ、また新しいタスクを作ります。

そうやって、タスクが増えていくと連続性のあるタスク郡ができます。
これらはINPUTとOUTPUTに連なりがあるので、
その順番通りに作業することで無駄なく漏れなく仕事を進めることができます。

そうやってタスクを分解して整理したものをWBSといいます。
動画でも説明しています。


コンサル流のタスク管理のやり方とは?【複業のリアル:#2】

タスクを扱う3つのコツ

タスクの本質的なことを知ったあとは、
タスクをどうやって扱っていくか?という部分を共有します!

ここは結構自分流でやっていると思いますし、人それぞれです。
参考にしつつ、アレンジしてもらえればと思います。

まとめて設定

金曜日にまとめて翌週の予定を立てます。
そして、スケジュールにブロックしていきます。

OutlookやGoogleカレンダーなどのスケジュールアプリを使ってると思います。

金曜日になったら、その週を振り返りつつ来週の予定をブロックしましょう!
特に学習時間は予めブロックすることが大事です。

<手順>

  1. 今週を振り返る
  2. 来週分の時間をブロックする

すぐリスケ

金曜に翌週の予定を立ててもそのとおりに進むことはありません。
差し込みで仕事が舞い込むことがほとんどでしょう。

そうしたときはすぐにリスケします。
スケジュールアプリを使っていたら、
すぐに既存の予定を別のところにリスケします。

そして、差し込みのタスクを改めてスケジューリングします。

<手順>

  1. 既存のタスクをリスケする
  2. 差し込みタスクをスケジュールする

それだけやる

最後は設定したスケジュールを守るということです。
たとえば、今日の13時から14時は資料作成のタスクを入れていたとします。

そしたら、その時間はそれだけをやります。

メールも見ないし、他のタスクに手は出しません。
それだけやります。

仕事ができる人はマルチタスクでやってると思いがちですが、
まったくの逆です。

人間はマルチタスクには向いてないし、マルチタスクは生産性が低いです。


<手順>

  1. 設定したタスクだけやる

残業は仕事ができない人のもの

タスク管理ができていれば、仕事ができるようになります。
時間に余裕もできるので、自分から能動的に働けるようになります。

仕事ができない人は、いつも仕事に追われていて、
結局やらされ仕事になっています。
いつも疲れています。

その結果、残業してしまいます。


残業は、仕事ができない人がすることです。


タスク管理は一生モノだと思います。
なるべく早く自分のものにして、
余裕をもって楽しく働けるようにしたいですね!

Copyright 2019 はたらく会議  プライバシーポリシー